Dịch vụ kế toán nội bộ thuê ngoài là giải pháp giao việc ghi chép, xử lý thông tin tài chính thực tế cho đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài, giúp doanh nghiệp tiết kiệm 30-50% chi phí so với tuyển nhân sự in-house. Năm 2025, với sự ra đời của Thông tư 99/2025/TT-BTC và áp lực cắt giảm chi phí vận hành, mô hình này đang trở thành xu hướng tất yếu cho doanh nghiệp SME Việt Nam.
Năm 2025 đánh dấu bước ngoặt lớn khi Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế Thông tư 200, kéo theo hàng loạt thay đổi về chế độ kế toán và quy định hóa đơn điện tử. Luật Thuế GTGT sửa đổi có hiệu lực từ 01/07/2025 càng tạo thêm áp lực tuân thủ cho các doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, việc duy trì bộ máy kế toán nội bộ truyền thống không chỉ tốn kém mà còn tiềm ẩn rủi ro cao về sai sót pháp lý.
1. Dịch vụ kế toán nội bộ là gì? (Phân biệt với Kế toán thuế)
Kế toán nội bộ là hệ thống ghi chép, xử lý và phân tích thông tin tài chính thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Khác với kế toán thuế chỉ phục vụ mục đích báo cáo với cơ quan nhà nước, kế toán nội bộ hướng đến việc cung cấp số liệu chính xác cho chủ doanh nghiệp để ra quyết định kinh doanh.
Phân biệt rõ ràng:
- Kế toán thuế: Làm việc với cơ quan thuế, tập trung tuân thủ pháp luật, lập báo cáo theo chuẩn mực nhà nước
- Kế toán nội bộ: Làm việc với Ban giám đốc, quản lý dòng tiền thực tế, hàng tồn kho, công nợ, phục vụ quyết định kinh doanh
Xu hướng mới 2026: Các doanh nghiệp hiện đại đang tìm kiếm gói dịch vụ kết hợp cả kế toán nội bộ và kế toán thuế từ cùng một đơn vị cung cấp, giúp đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu sai sót giữa số liệu quản trị và số liệu báo cáo.
2. Tại sao doanh nghiệp nên thuê ngoài kế toán nội bộ năm 2026?
2.1. Tiết kiệm chi phí vận hành tối đa
Theo thống kê năm 2025, doanh nghiệp SME tại Việt Nam tiết kiệm trung bình 30-50% chi phí khi chuyển từ mô hình nhân sự kế toán in-house sang thuê ngoài. Con số này bao gồm tiết kiệm về:
- Lương và phụ cấp: Không cần trả lương cố định 10-15 triệu/tháng cho kế toán trưởng
- BHXH, BHYT, BHTN: Tiết kiệm khoản đóng bảo hiểm 3-5 triệu/tháng
- Chi phí tuyển dụng và đào tạo: Không tốn thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm, phỏng vấn nhân sự
- Phần mềm kế toán: Đơn vị dịch vụ đã có sẵn hệ thống phần mềm chuyên nghiệp
- Chi phí rủi ro: Không lo ngại nhân viên nghỉ việc đột xuất, nghỉ thai sản hoặc bị bệnh
2.2. Cập nhật nhanh chóng Thông tư 99/2025/TT-BTC & Luật Thuế mới
Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế Thông tư 200 với nhiều thay đổi quan trọng về chế độ kế toán, áp dụng từ 01/01/2026 nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị từ năm 2025. Luật Thuế GTGT sửa đổi có hiệu lực từ 01/07/2025 cũng tạo ra hàng loạt thay đổi về quy định khấu trừ thuế và lập hóa đơn điện tử.
Các đơn vị dịch vụ kế toán chuyên nghiệp luôn cập nhật nhanh nhất các thay đổi pháp lý, tham gia các khóa đào tạo của Bộ Tài chính và có chuyên gia theo dõi sát sao các văn bản hướng dẫn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị phạt vi phạm do không nắm bắt kịp thời các quy định mới.
2.3. Ứng dụng công nghệ AI và Phần mềm Online
Xu hướng 2025 là sử dụng phần mềm kế toán đám mây (Cloud Accounting) tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép chủ doanh nghiệp xem báo cáo tài chính real-time trên điện thoại thay vì chờ báo cáo giấy cuối tháng. Các tính năng nổi bật:
- Dashboard theo dõi dòng tiền: Xem biểu đồ thu chi, lãi lỗ theo thời gian thực
- Cảnh báo tự động: AI phát hiện bất thường trong chi phí, công nợ quá hạn, hàng tồn kho sắp hết
- OCR hóa đơn: Quét và nhập liệu hóa đơn tự động, giảm 70% thời gian xử lý chứng từ
- Phân tích dự báo: Dự đoán dòng tiền 3-6 tháng tới dựa trên dữ liệu lịch sử
3. Các hạng mục công việc trong gói dịch vụ kế toán nội bộ
Gói dịch vụ kế toán nội bộ toàn diện bao gồm các công việc chính sau:
3.1. Quản lý dòng tiền (Cash Flow Management)
- Lập phiếu thu – chi hàng ngày, theo dõi chặt chẽ luồng tiền vào/ra
- Quản lý quỹ tiền mặt tại văn phòng và tiền gửi ngân hàng
- Đối chiếu số dư ngân hàng định kỳ, phát hiện sai lệch
- Báo cáo dòng tiền dự kiến cho quý/tháng tiếp theo
3.2. Quản lý kho hàng (Inventory Management)
- Ghi chép phiếu nhập – xuất – tồn kho theo từng mặt hàng
- Kiểm kê định kỳ (tháng/quý), xác định chênh lệch và nguyên nhân
- Cảnh báo hàng tồn kho thấp, hàng ứ đọng lâu ngày
- Tính giá vốn hàng bán chính xác theo phương pháp bình quân hoặc FIFO
3.3. Quản lý công nợ (Accounts Receivable & Payable)
- Theo dõi chi tiết công nợ phải thu từ khách hàng theo từng hợp đồng
- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp, lịch thanh toán
- Đốc thúc thu hồi nợ: Gửi thông báo nhắc nợ định kỳ cho khách hàng chậm thanh toán
- Phân tích tuổi nợ: Xác định khoản nợ quá hạn 30/60/90 ngày để có biện pháp xử lý
3.4. Lập báo cáo quản trị (Management Reports)
- Báo cáo lãi lỗ thực tế (P&L): So sánh doanh thu – chi phí theo tháng/quý
- Báo cáo chi phí theo bộ phận: Xác định bộ phận nào chi tiêu vượt ngân sách
- Báo cáo theo dự án: Tính toán lãi lỗ từng dự án riêng biệt
- Báo cáo chỉ số tài chính: Tỷ suất lợi nhuận, vòng quay vốn, khả năng thanh toán
3.5. Soát xét chứng từ (Document Verification)
- Kiểm tra tính hợp lệ: Hóa đơn có đầy đủ chữ ký, dấu, thông tin theo quy định 2025
- Kiểm tra tính hợp lý: Chi phí có phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế
- Đối chiếu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua hệ thống tra cứu
- Phát hiện hóa đơn có dấu hiệu rủi ro (trùng số, công ty ngừng hoạt động)
4. Bảng giá dịch vụ kế toán nội bộ thuê ngoài (Cập nhật 2025 – 2026)
Mức giá dịch vụ kế toán nội bộ năm 2025 – 2026 phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng chứng từ phát sinh và yêu cầu báo cáo. Dưới đây là bảng giá tham khảo thị trường:
| Gói dịch vụ | Phù hợp với | Giá tham khảo |
| Gói Cơ bản | Start-up, ít phát sinh (30-50 chứng từ/tháng) | 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ/tháng |
| Gói Nâng cao | SME, thương mại (100-200 chứng từ/tháng) | 4.000.000 – 7.000.000 VNĐ/tháng |
| Gói Chuyên sâu | Sản xuất, xây dựng (>200 chứng từ/tháng) | Báo giá theo quy mô |
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức giá:
- Số lượng chứng từ phát sinh: Càng nhiều chứng từ, chi phí xử lý càng cao
- Quy mô nhân sự: Công ty có trên 50 nhân viên thường có phí cao hơn do phức tạp về lương
- Tần suất báo cáo: Yêu cầu báo cáo hàng tuần sẽ tốn công hơn báo cáo tháng
- Độ phức tạp nghiệp vụ: Doanh nghiệp sản xuất, xây dựng có tính giá thành phức tạp hơn thương mại
- Hiện trạng sổ sách: Nếu sổ sách lộn xộn cần sắp xếp lại từ đầu sẽ có chi phí setup ban đầu
5. Quy trình triển khai dịch vụ kế toán nội bộ chuẩn 2025
Quy trình làm việc chuyên nghiệp với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán nội bộ thường trải qua 5 bước rõ ràng:
Bước 1: Khảo sát & Tư vấn
- Đánh giá hiện trạng: Xem xét hệ thống sổ sách hiện tại, phần mềm đang sử dụng
- Phân tích nhu cầu: Xác định loại báo cáo cần thiết, tần suất cập nhật
- Đề xuất giải pháp: Gợi ý mô hình làm việc phù hợp với quy mô doanh nghiệp
- Báo giá chi tiết: Lập bảng chi phí cụ thể cho từng hạng mục công việc
Bước 2: Setup hệ thống
- Ký hợp đồng dịch vụ: Cam kết rõ ràng về phạm vi công việc, trách nhiệm hai bên
- Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ: Xác định cách thức gửi/nhận hóa đơn (scan, chụp ảnh, gốc)
- Cài đặt phần mềm kế toán: Kết nối phần mềm với ngân hàng, tích hợp hóa đơn điện tử
- Nhập dữ liệu ban đầu: Chuyển số dư đầu kỳ, danh mục khách hàng/nhà cung cấp vào hệ thống
Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ
- Nhập liệu định kỳ: Xử lý chứng từ hàng ngày hoặc hàng tuần tùy thỏa thuận
- Đối chiếu số liệu: Kiểm tra khớp số liệu kế toán với sao kê ngân hàng
- Phối hợp giải quyết vướng mắc: Liên hệ doanh nghiệp khi có chứng từ không rõ ràng
- Cập nhật liên tục: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh ngay khi nhận được chứng từ
Bước 4: Báo cáo định kỳ
- Gửi báo cáo quản trị: Thường là ngày 5-10 hàng tháng gửi qua email/Zalo
- Dashboard online: Chủ doanh nghiệp có thể truy cập xem số liệu bất cứ lúc nào
- Họp báo cáo: Một số gói dịch vụ bao gồm họp trực tiếp hoặc online để giải trình số liệu
- Tư vấn điều chỉnh: Đề xuất biện pháp cắt giảm chi phí, tối ưu dòng tiền dựa trên phân tích
Bước 5: Bàn giao & Lưu trữ
- Lưu trữ dữ liệu bảo mật: Toàn bộ dữ liệu được lưu trên Cloud với mã hóa cao
- Backup định kỳ: Sao lưu dữ liệu hàng ngày để đảm bảo an toàn
- Bàn giao cuối năm: Cung cấp file sổ sách đầy đủ phục vụ kiểm toán hoặc thanh tra
- Hỗ trợ chuyển đổi: Nếu doanh nghiệp muốn đổi nhà cung cấp, sẽ có quy trình bàn giao rõ ràng
6. Rủi ro cần tránh khi thuê kế toán nội bộ bên ngoài
Mặc dù lợi ích rõ ràng, việc thuê ngoài kế toán nội bộ vẫn tiềm ẩn một số rủi ro nếu doanh nghiệp không chọn đối tác uy tín. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:
6.1. Rủi ro bảo mật dữ liệu
Đây là mối quan tâm hàng đầu năm 2026. Thông tin tài chính là tài sản cốt lõi của doanh nghiệp, việc để lộ dữ liệu có thể gây thiệt hại nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần:
- Ký cam kết bảo mật (NDA): Hợp đồng phải có điều khoản rõ ràng về trách nhiệm bảo mật thông tin
- Kiểm tra hệ thống bảo mật: Đơn vị dịch vụ phải có chứng chỉ ISO về bảo mật, hệ thống mã hóa dữ liệu
- Phân quyền truy cập: Chỉ những nhân sự được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu nhạy cảm
- Audit trail: Hệ thống ghi lại mọi thao tác để có thể truy vết khi cần
6.2. Độ trễ thông tin ảnh hưởng quyết định kinh doanh
Nếu đơn vị dịch vụ xử lý chứng từ chậm, doanh nghiệp sẽ không có dữ liệu kịp thời để ra quyết định. Cần quy định rõ:
- Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA): Ví dụ: Chứng từ gửi hôm nay phải được xử lý trong vòng 48 giờ
- Phạt chậm trễ: Có điều khoản bồi thường nếu đơn vị dịch vụ không đáp ứng đúng tiến độ
- Kênh liên lạc nhanh: Có hotline, Zalo, Telegram để liên hệ khẩn cấp khi cần số liệu gấp
6.3. Mất kết nối và tính liên tục dịch vụ
Tránh thuê các cá nhân freelancer làm việc tự do vì họ có thể biến mất hoặc không đảm bảo chất lượng ổn định. Nên chọn:
- Công ty có tư cách pháp nhân: Có giấy phép kinh doanh, địa chỉ văn phòng cố định
- Đội ngũ backup: Nếu kế toán chính nghỉ việc, vẫn có người khác tiếp tục xử lý
- Kinh nghiệm thị trường: Ưu tiên đơn vị hoạt động lâu năm, có nhiều khách hàng tham chiếu
- Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: Một số đơn vị có mua bảo hiểm để bồi thường nếu gây sai sót
7. Kết luận
Dịch vụ kế toán nội bộ thuê ngoài là giải pháp ‘tinh gọn bộ máy – vững vàng pháp lý’ phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh năm 2025. Việc tuân thủ Thông tư 99/2025/TT-BTC, Luật Thuế GTGT mới và ứng dụng công nghệ AI vào quản trị tài chính không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc.
Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm và cam kết chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Với mức giá hợp lý từ 1,5-7 triệu đồng/tháng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 50% chi phí so với tuyển nhân sự in-house đồng thời đảm bảo chất lượng công việc chuyên nghiệp.
💡 Diamond Rise – Đối tác tin cậy cho doanh nghiệp của bạn
Kế Toán Diamond Rise là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín với hơn 10 năm kinh nghiệm phục vụ các doanh nghiệp FDI và SME tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết:
- Đội ngũ chuyên gia: Kế toán viên có chứng chỉ hành nghề, am hiểu sâu pháp luật thuế Việt Nam
- Công nghệ hiện đại: Phần mềm kế toán Cloud tích hợp AI, cho phép theo dõi real-time trên mobile
- Cam kết chất lượng: Chịu trách nhiệm về mọi sai sót chuyên môn nghiệp vụ trong quá trình cung cấp dịch vụ
- Hệ thống văn phòng: 5 văn phòng tại Hà Nội, Bắc Ninh, Nghệ An, Đà Nẵng, TP.HCM sẵn sàng hỗ trợ khách hàng toàn quốc
📞 Liên hệ ngay: 0938-529-527
📧 Email: info@diamondrise.com.vn
🌐 Website: diamondrise.com.vn
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
8.1. Dịch vụ kế toán nội bộ có chịu trách nhiệm về sai sót thuế không?
Trả lời: Kế toán nội bộ chủ yếu tập trung vào số liệu quản trị thực tế. Tuy nhiên, nếu bạn thuê gói ‘Kế toán trọn gói’ (bao gồm cả kế toán thuế và nội bộ), đơn vị dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm giải trình với cơ quan thuế theo điều khoản trong hợp đồng. Cần kiểm tra rõ điều khoản về trách nhiệm pháp lý trước khi ký kết.
8.2. Giá thuê kế toán nội bộ năm 2025 có tăng so với các năm trước không?
Trả lời: Mức phí cơ bản (1,5-7 triệu/tháng) giữ ổn định so với 2024. Tuy nhiên, các gói dịch vụ tích hợp công nghệ AI và phần mềm Cloud có thể có chi phí setup ban đầu cao hơn 20-30% (khoảng 3-5 triệu đồng một lần). Dù vậy, chi phí này sẽ được hoàn vốn trong vòng 6-12 tháng nhờ tiết kiệm chi phí nhân sự và giảm sai sót.
8.3. Doanh nghiệp nhỏ nên dùng phần mềm kế toán nào khi thuê ngoài?
Trả lời: Năm 2025, các phần mềm nền tảng Cloud như MISA AMIS, Fast Accounting Online, hoặc Bravo được ưu tiên vì tính năng chia sẻ dữ liệu real-time giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ. Phần mềm này cho phép chủ doanh nghiệp xem báo cáo bất cứ lúc nào trên điện thoại mà không cần chờ kế toán gửi file Excel. Chi phí khoảng 300.000-500.000 VNĐ/tháng.
8.4. Kế toán nội bộ thuê ngoài có đến văn phòng làm việc không?
Trả lời: Đa số làm việc từ xa (online) để tối ưu chi phí. Doanh nghiệp chỉ cần scan hoặc chụp ảnh chứng từ gửi qua Wechat, Viber, Zalo, email hoặc Google Drive. Tuy nhiên, một số gói dịch vụ cao cấp (từ 7 triệu/tháng trở lên) có thể bao gồm nhân sự đến văn phòng 1-2 lần/tuần để sắp xếp chứng từ gốc, đối chiếu quỹ tiền mặt hoặc họp báo cáo trực tiếp.
───────────────────────────────────────────
Về tác giả:
Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia kế toán tại Diamond Rise – Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Diamond Rise, với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp FDI và SME tại Việt Nam.
Cập nhật lần cuối: 18/12/2025
Nguồn tham khảo: Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, Luật Thuế GTGT sửa đổi 2025, Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, Báo cáo thị trường dịch vụ kế toán Việt Nam 2025.
