Bạn có đang tự hỏi vì sao số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của công ty lại cao đến vậy? Liệu doanh nghiệp của bạn đã thực sự tận dụng hết các chi phí được trừ TNDN theo quy định? Hay ngược lại, bạn đang vô tình đưa vào nhiều khoản chi phí không được trừ TNDN mà không hay biết?
Việc hiểu rõ ranh giới giữa các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có khi làm việc với cơ quan thuế. Bài viết này Diamond Rise sẽ phân tích chi tiết các khoản chi phí được trừ, không được trừ và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 91/2014/NĐ-CP và các văn bản liên quan), các chi phí được trừ TNDN phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện cơ bản:
1.1. Điều kiện để chi phí được trừ TNDN
- Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật
- Đã thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (trừ một số trường hợp đặc biệt)
1.2. Các khoản chi phí được trừ TNDN phổ biến
a) Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp
- Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động theo hợp đồng lao động
- Tiền thưởng theo quy chế của doanh nghiệp
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp (ăn ca, đi lại, nhà ở, điện thoại, bảo hiểm tự nguyện…)
- Chi trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Lưu ý quan trọng: Chi phí tiền lương phải được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
b) Chi phí nguyên vật liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng
- Chi phí nguyên vật liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng trực tiếp sử dụng trong sản xuất, kinh doanh
- Phần chi vượt định mức tiêu hao hợp lý do doanh nghiệp tự xây dựng và đăng ký với cơ quan thuế
- Chi phí vật liệu, phụ tùng thay thế không thường xuyên
c) Chi phí khấu hao TSCĐ
- Khấu hao TSCĐ theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 147/2016/TT-BTC
- Chỉ được trích khấu hao TSCĐ đối với tài sản đã đưa vào sử dụng
- Mức trích khấu hao tối đa không quá 2 lần mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng
Trường hợp đặc biệt: Doanh nghiệp có thể đăng ký trích khấu hao nhanh đối với một số tài sản nếu đáp ứng điều kiện về đổi mới công nghệ.
d) Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ
- Chi phí thuê TSCĐ, chi phí thuê tài sản của cá nhân
- Chi phí trả tiền bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự
- Chi phí tư vấn, thông tin, liên lạc, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hội nghị
- Chi phí dịch vụ tài chính, ngân hàng, bảo hiểm
- Chi phí dịch vụ kỹ thuật, công nghệ, chuyển giao công nghệ
- Chi phí hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết
e) Chi phí trích lập các khoản dự phòng
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng
f) Chi phí lãi vay
- Chi phí lãi tiền vay để đầu tư SXKD
- Chi phí lãi tiền vay để góp vốn thành lập doanh nghiệp
- Tổng chi phí lãi vay được trừ không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay, chi phí khấu hao trong kỳ (theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP)
g) Các khoản chi phí khác
- Chi phí công tác phí theo quy định
- Chi phí tiếp khách, hội nghị, khánh tiết
- Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới
- Chi phí nghiên cứu khoa học, công nghệ
- Chi phí đào tạo, huấn luyện nguồn nhân lực
- Chi phí phúc lợi cho người lao động (không vượt quá 1 tháng lương bình quân)
- Chi đóng góp từ thiện, nhân đạo (không quá 10% thu nhập tính thuế)
1.3. Bảng tổng hợp các khoản chi phí được trừ TNDN
| Nhóm chi phí | Chi tiết | Giới hạn (nếu có) |
|---|---|---|
| Nhân sự | Lương, thưởng, BHXH, BHYT, BHTN | Theo hợp đồng lao động, thỏa ước |
| Khấu hao | Khấu hao TSCĐ | Tối đa 2 lần phương pháp đường thẳng |
| Dịch vụ | Điện, nước, thuê văn phòng, tư vấn | Phải có hợp đồng, hóa đơn |
| Lãi vay | Lãi tiền vay để SXKD | Tối đa 30% EBITDA |
| Phúc lợi | Đồng phục, nghỉ mát, sinh nhật | Tối đa 1 tháng lương bình quân |
| Quảng cáo | Marketing, khuyến mại | Không giới hạn nếu có chứng từ hợp lệ |
| Từ thiện | Đóng góp, tài trợ | Tối đa 10% thu nhập tính thuế |
2. Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung) và các văn bản liên quan, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.1. Chi phí không đáp ứng điều kiện cơ bản
- Chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Chi phí không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Chi phí có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền mặt
- Chi phí dịch vụ mua của cá nhân không có hóa đơn, trừ trường hợp chi phải có chứng từ thanh toán ghi rõ tên, địa chỉ, số CMND của người nhận
2.2. Các khoản chi phí không được trừ TNDN cụ thể
a) Chi phí về lao động
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hộ kinh doanh
- Tiền lương, tiền công của người lao động không được ghi trong hợp đồng lao động, hoặc thỏa ước lao động tập thể
- Phần chi vượt mức tiền lương bình quân của người lao động trong doanh nghiệp nhà nước
- Chi tiền lương ngừng việc vượt quá quy định
b) Chi phí liên quan đến tài sản
- Khấu hao TSCĐ không đúng quy định
- Phần khấu hao vượt quá quy định đối với ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống có nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng
- Khấu hao đối với TSCĐ không sử dụng, không có tài liệu chứng minh việc quản lý
- Chi phí trích khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 50 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống
c) Chi phí tài chính
- Chi trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế, mức lãi suất vượt quá 150% lãi suất cơ bản do NHNN công bố
- Phần chi phí lãi vay vượt quá 30% của tổng lợi nhuận kế toán trước thuế cộng chi phí lãi vay, chi phí khấu hao (EBITDA)
- Khoản chi phí trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu
d) Chi phí dự phòng, trích lập quỹ
- Phần trích lập dự phòng vượt quá quy định hiện hành của Bộ Tài chính
- Các khoản dự phòng không theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính
- Các khoản trích, lập quỹ không theo quy định
e) Các chi phí phạt vi phạm
- Tiền phạt vi phạm hành chính
- Tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế
- Tiền phạt chậm nộp thuế, truy thu thuế
- Các khoản tiền phạt về vi phạm pháp luật khác
f) Các khoản chi không hợp lý khác
- Chi tài trợ, từ thiện vượt quá 10% thu nhập tính thuế
- Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới vượt quá 15% tổng chi phí được trừ (trước 2015)
- Chi phí phúc lợi cho người lao động vượt quá 1 tháng lương bình quân thực hiện
- Chi phí thẩm mỹ, nghỉ dưỡng, thể thao cho nhân viên không ghi cụ thể điều kiện được hưởng trong quy chế
- Chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quy định
2.3. Bảng tổng hợp các khoản chi phí không được trừ TNDN
| Nhóm chi phí | Chi tiết | Lý do không được trừ |
|---|---|---|
| Lao động | Lương chủ doanh nghiệp tư nhân | Không phải lao động làm công |
| Ô tô | Khấu hao vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe | Vượt mức quy định |
| Lãi vay | Lãi vay vượt 30% EBITDA | Giới hạn theo quy định mới |
| Phạt | Phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế | Không liên quan đến SXKD |
| Không chứng từ | Chi không có hóa đơn, chứng từ | Không đáp ứng điều kiện |
| Thanh toán | Thanh toán tiền mặt trên 20 triệu | Vi phạm quy định thanh toán |
| Từ thiện | Tài trợ vượt 10% thu nhập tính thuế | Vượt giới hạn cho phép |
3. Các lưu ý thường gặp khi xác định chi phí được trừ TNDN
3.1. Lưu ý về hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến chi phí không được trừ TNDN là vấn đề về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
- Thời điểm xuất hóa đơn phải phù hợp với thời điểm phát sinh chi phí
- Tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn phải chính xác
- Chữ ký điện tử (đối với hóa đơn điện tử) phải hợp lệ
- Hóa đơn của bên bán phải hợp pháp (không từ doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, đã ngừng hoạt động)
Giải pháp: Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin người bán trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi giao dịch. Đồng thời, thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ việc tiếp nhận hóa đơn.
3.2. Lưu ý về thanh toán không dùng tiền mặt
Khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng mới được tính vào chi phí được trừ TNDN. Một số điểm cần lưu ý:
- Thời điểm thanh toán phải trong năm tính thuế hoặc đã kê khai khấu trừ thuế
- Chứng từ thanh toán phải đầy đủ thông tin liên kết với hóa đơn
- Trường hợp thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn, tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên vẫn phải thanh toán qua ngân hàng
- Bù trừ công nợ được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu có hợp đồng bù trừ
Trường hợp ngoại lệ: Một số khoản chi đặc thù được phép thanh toán bằng tiền mặt như: mua nông sản từ cá nhân không kinh doanh, chi phí bồi thường đất đai cho hộ gia đình, chi phí mua vật tư nhập khẩu từ cá nhân tại vùng biên giới…
3.3. Lưu ý về chi phí lãi vay
Từ ngày 01/01/2019, quy định về khống chế chi phí lãi vay được trừ TNDN đã thay đổi theo Nghị định 20/2017/NĐ-CP và Nghị định 132/2020/NĐ-CP:
- Tổng chi phí lãi vay (sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay) được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận kinh doanh thuần cộng chi phí lãi vay, chi phí khấu hao (EBITDA)
- Phần chi phí lãi vay không được trừ trong kỳ tính thuế hiện tại được chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo trong trường hợp tổng chi phí lãi vay phát sinh được trừ của kỳ tính thuế tiếp theo thấp hơn mức giới hạn 30% nêu trên
- Thời gian chuyển tối đa không quá 05 năm kể từ năm tiếp sau năm phát sinh chi phí lãi vay không được trừ
Ví dụ: Năm 2023, doanh nghiệp có EBITDA là 100 tỷ đồng, chi phí lãi vay là 40 tỷ đồng. Mức chi phí lãi vay được trừ tối đa là 30 tỷ đồng (30% × 100 tỷ). Phần 10 tỷ đồng còn lại có thể chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo nếu đáp ứng điều kiện.
3.4. Lưu ý về chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí khấu hao tài sản cố định chỉ được tính là chi phí được trừ TNDN khi đáp ứng các điều kiện:
- Tài sản cố định phải được quản lý, hạch toán, theo dõi, trích khấu hao theo chế độ quản lý sử dụng tài sản cố định
- Tài sản cố định phải được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh việc mua sắm, tạo lập tài sản
- Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống, phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe không được tính là chi phí được trừ
Lưu ý đặc biệt: Doanh nghiệp có thể áp dụng khấu hao nhanh (tối đa không quá 2 lần mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng) đối với các tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải trong một số trường hợp cụ thể.
4. Giải thích thực tế qua các tình huống điển hình
4.1. Tình huống 1: Chi phí tiếp khách không có hóa đơn
Tình huống: Công ty ABC chi 15 triệu đồng tiếp khách hàng tại nhà hàng nhưng không lấy được hóa đơn, chỉ có phiếu thanh toán của nhà hàng.
Phân tích: Khoản chi này không đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp nên không được tính vào chi phí được trừ TNDN.
Giải pháp: Công ty nên thiết lập quy trình yêu cầu nhân viên phải lấy hóa đơn đỏ cho mọi khoản chi từ 200.000 đồng trở lên. Trường hợp không thể lấy hóa đơn, cần lập biên bản ghi rõ lý do và có xác nhận của người có thẩm quyền.
4.2. Tình huống 2: Khấu hao ô tô giá trị cao
Tình huống: Công ty XYZ mua xe ô tô 7 chỗ trị giá 2,5 tỷ đồng để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Phân tích: Theo quy định, chi phí khấu hao được trừ chỉ tính trên nguyên giá tối đa 1,6 tỷ đồng. Phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (trong trường hợp này là 0,9 tỷ đồng) sẽ không được tính vào chi phí được trừ TNDN.
Cách tính chính xác:
- Giá trị được khấu hao khi tính thuế: 1,6 tỷ đồng
- Nếu thời gian khấu hao là 10 năm, chi phí khấu hao hàng năm được trừ: 1,6 tỷ ÷ 10 = 160 triệu đồng/năm
- Chi phí khấu hao hàng năm theo nguyên giá thực tế: 2,5 tỷ ÷ 10 = 250 triệu đồng/năm
- Phần không được trừ: 90 triệu đồng/năm
4.3. Tình huống 3: Chi phí lãi vay vượt mức khống chế
Tình huống: Công ty DEF năm 2023 có:
- Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (EBIT): 5 tỷ đồng
- Chi phí khấu hao: 3 tỷ đồng
- Chi phí lãi vay: 4 tỷ đồng
Phân tích:
- EBITDA = EBIT + Khấu hao = 5 tỷ + 3 tỷ = 8 tỷ đồng
- Mức chi phí lãi vay tối đa được trừ = 30% × EBITDA = 30% × 8 tỷ = 2,4 tỷ đồng
- Phần chi phí lãi vay không được trừ = 4 tỷ – 2,4 tỷ = 1,6 tỷ đồng
Lưu ý quan trọng: Khoản chi phí lãi vay không được trừ (1,6 tỷ đồng) có thể được chuyển sang các kỳ tính thuế tiếp theo (tối đa 5 năm) nếu trong các kỳ đó, chi phí lãi vay chưa đạt mức trần 30% EBITDA.
4.4. Tình huống 4: Chi phí đào tạo nâng cao tay nghề
Tình huống: Công ty MNP chi 500 triệu đồng để cử 5 nhân viên đi học nâng cao tay nghề. Sau khóa học, một nhân viên đã nghỉ việc.
Phân tích:
- Chi phí đào tạo cho 4 nhân viên còn làm việc (400 triệu đồng) được tính vào chi phí được trừ TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ.
- Chi phí đào tạo cho nhân viên đã nghỉ việc (100 triệu đồng) vẫn được tính là chi phí được trừ nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
- Có hợp đồng đào tạo
- Có chứng từ thanh toán hợp pháp
- Không có điều khoản hoàn trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận đào tạo
Giải pháp tối ưu: Doanh nghiệp nên xây dựng chính sách đào tạo rõ ràng, trong đó quy định về việc hoàn trả chi phí đào tạo khi người lao động nghỉ việc trước thời hạn cam kết.
Kết luận
Việc nắm vững các quy định về chi phí được trừ TNDN có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Để đảm bảo các khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Đảm bảo mọi khoản chi đều đáp ứng ba điều kiện cơ bản: liên quan đến hoạt động SXKD, có đầy đủ hóa đơn chứng từ, và thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng.
- Cập nhật thường xuyên các quy định mới về thuế, đặc biệt là các quy định về khống chế chi phí lãi vay, chi phí quảng cáo, khấu hao tài sản cố định…
- Thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ đối với việc thanh toán, lưu trữ chứng từ, và phân bổ chi phí.
- Tham vấn chuyên gia thuế khi gặp những tình huống phức tạp để có hướng xử lý phù hợp.
Với sự thay đổi liên tục của các chính sách thuế, việc cập nhật kiến thức và xây dựng hệ thống quản lý chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế hợp pháp, đồng thời giảm thiểu rủi ro khi có thanh kiểm tra từ cơ quan thuế.
Tại Kế Toán DiamondRise, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp rà soát, đánh giá và tối ưu hóa các
🔗 Gợi ý liên kết:
