Có phải bạn đang đứng trước quyết định khó khăn phải chấm dứt hoạt động công ty? Hay đơn giản là muốn “dọn dẹp” những doanh nghiệp không còn hoạt động để tránh rủi ro pháp lý? Dù lý do là gì, giải thể doanh nghiệp không phải chuyện đơn giản như đóng cửa một cái shop. Nếu hồ sơ không đúng chuẩn, bạn có thể bị “đá bóng” qua lại giữa các cơ quan, kéo dài thời gian, tốn kém chi phí – thậm chí còn để lại “đuôi” pháp lý dai dẳng.
Vậy làm sao để hoàn tất thủ tục giải thể một cách nhanh chóng, đúng quy định và không bị sai sót? Câu trả lời nằm ở việc chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu. Hãy cùng Diamond Rise đi sâu vào từng giấy tờ, từng bước để bạn nắm chắc toàn bộ quy trình.
1. Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp Là Gì?
1.1. Khái niệm hồ sơ giải thể theo Luật Doanh nghiệp 2020
Hồ sơ giải thể doanh nghiệp là tập hợp các giấy tờ, văn bản pháp lý cần thiết để chứng minh doanh nghiệp đã hoàn tất mọi nghĩa vụ tài chính, pháp lý và sẵn sàng chấm dứt tồn tại hợp pháp. Theo Điều 207, Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ này phải được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Không giống như việc tạm ngừng kinh doanh hay chuyển đổi loại hình, giải thể có nghĩa là doanh nghiệp chấm dứt tồn tại hoàn toàn. Mã số thuế bị xóa, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không còn hiệu lực, và pháp nhân doanh nghiệp không còn tồn tại trên “bản đồ” pháp lý.
1.2. Phân biệt hồ sơ giải thể tự nguyện và giải thể bắt buộc
Có hai con đường dẫn đến quyết định giải thể:
Giải thể tự nguyện – Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi chủ doanh nghiệp hoặc hội đồng thành viên/đại hội cổ đông chủ động quyết định chấm dứt hoạt động. Lý do có thể là: kinh doanh không hiệu quả, chuyển hướng đầu tư, hoặc đơn giản là không muốn tiếp tục. Trong trường hợp này, hồ sơ giải thể do doanh nghiệp tự chuẩn bị và chủ động nộp.
Giải thể bắt buộc – Xảy ra khi doanh nghiệp vi phạm pháp luật nghiêm trọng và bị cơ quan nhà nước ra quyết định giải thể cưỡng chế. Ví dụ: không hoạt động quá một năm không báo cáo, kinh doanh trái phép, hoặc có hành vi gian lận nghiêm trọng. Hồ sơ trong trường hợp này thường phức tạp hơn và cần có sự can thiệp của luật sư hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
1.3. Tầm quan trọng của bộ hồ sơ chuẩn trong quy trình giải thể
Bạn có biết rằng hơn 60% hồ sơ giải thể bị trả về do thiếu giấy tờ hoặc sai sót về hình thức? Điều này không chỉ kéo dài thời gian xử lý mà còn khiến doanh nghiệp phải tiếp tục chịu trách nhiệm pháp lý, nộp báo cáo thuế định kỳ, và thậm chí bị xử phạt hành chính nếu chậm trễ.
Một bộ hồ sơ chuẩn giúp bạn:
- Rút ngắn thời gian xử lý từ 3-6 tháng xuống còn 45-60 ngày
- Tránh rủi ro pháp lý do thiếu sót giấy tờ
- Đảm bảo quyền lợi của chủ sở hữu, cổ đông và người lao động
- Kết thúc sạch sẽ mọi nghĩa vụ với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội
Theo chia sẻ từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, những doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu có tỷ lệ thành công lên đến 95% ngay lần nộp đầu tiên.
2. Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp Gồm Những Giấy Tờ Nào?
Đây là phần quan trọng nhất – liệt kê cụ thể những giấy tờ bạn cần chuẩn bị. Hãy kiểm tra từng mục một cách tỉ mỉ để không bỏ sót.
2.1. Giấy tờ bắt buộc
a) Quyết định giải thể doanh nghiệp
Đây là văn bản quan trọng nhất, thể hiện ý chí chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp. Quyết định này phải do người có thẩm quyền ký, cụ thể:
- Với công ty TNHH một thành viên: Chủ sở hữu công ty hoặc người đại diện phần vốn góp
- Với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Hội đồng thành viên (cần có tỷ lệ biểu quyết từ 65% trở lên)
- Với công ty cổ phần: Đại hội đồng cổ đông (cần có ít nhất 65% cổ phần biểu quyết)
Nội dung quyết định cần nêu rõ: lý do giải thể, thời điểm dự kiến hoàn tất, phương án thanh lý tài sản và xử lý công nợ.
b) Biên bản họp hội đồng thành viên / đại hội cổ đông
Biên bản này ghi nhận toàn bộ nội dung cuộc họp, ý kiến của các thành viên/cổ đông về việc giải thể. Các thông tin cần có:
- Danh sách người tham dự (họ tên, số CMND/CCCD, tỷ lệ vốn góp/cổ phần)
- Nội dung thảo luận
- Kết quả biểu quyết (số phiếu tán thành, phản đối, không ý kiến)
- Chữ ký xác nhận của chủ tọa và thư ký cuộc họp
Lưu ý: Biên bản phải được lập trong vòng 15 ngày kể từ ngày họp và phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham dự.
c) Báo cáo thanh lý tài sản, quyết toán thuế
Trước khi giải thể, doanh nghiệp phải thanh lý toàn bộ tài sản, trả hết nợ và quyết toán thuế với cơ quan thuế. Báo cáo này bao gồm:
- Danh sách tài sản còn lại (bất động sản, máy móc, hàng tồn kho…)
- Phương án xử lý: bán, thanh lý, chia cho thành viên
- Danh sách chủ nợ và phương án trả nợ
- Quyết toán thuế TNDN, thuế GTGT đến thời điểm giải thể
Báo cáo phải được kiểm toán (nếu doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc kiểm toán) hoặc có xác nhận của cơ quan thuế về việc đã hoàn tất nghĩa vụ.
d) Xác nhận nghĩa vụ thuế, bảo hiểm, lao động
Đây là “tấm vé thông hành” quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải có:
- Xác nhận từ cơ quan thuế: Không còn nợ thuế, không đang trong diện thanh tra/kiểm tra
- Xác nhận từ BHXH: Đã hoàn tất nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động
- Biên bản thanh lý hợp đồng lao động: Đã trả đủ lương, trợ cấp thôi việc (nếu có)
Nếu còn tồn đọng bất kỳ khoản nào, hồ sơ sẽ không được chấp nhận.
2.2. Giấy tờ bổ sung (nếu có)
a) Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ
Nếu không tự nộp hồ sơ, bạn có thể ủy quyền cho luật sư, dịch vụ kế toán hoặc người đại diện khác. Văn bản ủy quyền phải có:
- Thông tin bên ủy quyền (chủ doanh nghiệp/giám đốc)
- Thông tin bên nhận ủy quyền
- Phạm vi ủy quyền cụ thể
- Chữ ký có công chứng (khuyến nghị)
b) Biên bản trả con dấu, hóa đơn, đăng ký thuế
Sau khi hoàn tất giải thể, doanh nghiệp phải:
- Hủy con dấu tại cơ quan công an hoặc đơn vị khắc dấu có ủy quyền
- Hủy hóa đơn còn tồn (nếu sử dụng hóa đơn giấy) hoặc đóng tài khoản hóa đơn điện tử
- Trả lại giấy chứng nhận đăng ký thuế cho cơ quan thuế
Biên bản này do cơ quan chức năng lập và xác nhận, không phải tự doanh nghiệp soạn.
3. Mẫu Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp [Tải Miễn Phí]
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, Diamond Rise cung cấp bộ mẫu hồ sơ giải thể chuẩn 2025 bao gồm:
✅ Mẫu quyết định giải thể (cho TNHH 1 thành viên, 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần)
✅ Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên/đại hội cổ đông
✅ Mẫu báo cáo thanh lý tài sản và quyết toán thuế
✅ Mẫu thông báo giải thể công khai trên báo điện tử
📥 Tải ngay bộ hồ sơ giải thể chuẩn 2025 – File Word/PDF
3.1. Hướng dẫn chi tiết cách điền từng biểu mẫu
Mẫu Quyết định giải thể:
- Phần “Căn cứ”: Ghi rõ Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty
- Phần “Lý do giải thể”: Nêu ngắn gọn, rõ ràng (ví dụ: “Chấm dứt kinh doanh theo ý chí của chủ sở hữu”)
- Phần “Thời hạn”: Ghi thời điểm dự kiến hoàn tất (thường là 6-12 tháng từ ngày ra quyết định)
Mẫu Biên bản họp:
- Điền đầy đủ thông tin cá nhân, tránh để trống bất kỳ mục nào
- Ghi rõ tỷ lệ biểu quyết (phải đạt tối thiểu 65%)
- Chữ ký phải đúng với mẫu đã đăng ký
3.2. Các lỗi thường gặp khi điền sai hoặc thiếu thông tin
Qua kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ giải thể, chúng tôi nhận thấy những sai sót phổ biến:
❌ Thiếu chữ ký của một trong các thành viên/cổ đông
❌ Ngày tháng không nhất quán giữa các văn bản
❌ Tỷ lệ biểu quyết chưa đạt 65% theo quy định
❌ Thông tin cá nhân sai lệch so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
❌ Chưa có xác nhận từ cơ quan thuế về việc hoàn tất nghĩa vụ
Chỉ cần một lỗi nhỏ, hồ sơ của bạn sẽ bị trả về và phải nộp lại từ đầu – mất thêm ít nhất 30 ngày.
4. Quy Trình Nộp Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp
Hiểu rõ quy trình sẽ giúp bạn chủ động hơn trong từng bước. Dưới đây là lộ trình chuẩn:
4.1. Nộp thông báo giải thể tại Sở KH&ĐT
Sau khi có quyết định giải thể, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trên trang điện tử của Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày làm việc.
Thông báo cần ghi rõ:
- Tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp
- Lý do giải thể
- Thời hạn thanh toán nợ
- Thời hạn, địa điểm, thể thức, thủ tục nhận thanh toán đối với chủ nợ
Cơ quan đăng ký sẽ công bố thông tin này để các chủ nợ có thời gian yêu cầu thanh toán.
4.2. Hoàn tất nghĩa vụ thuế & BHXH
Đây là khâu khó nhằn nhất. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần nộp đủ thuế trong năm là xong, nhưng thực tế cơ quan thuế sẽ rà soát lại toàn bộ từ 3-5 năm trước (tùy thời gian hoạt động).
Bạn cần chuẩn bị:
- Báo cáo tài chính tổng hợp đến thời điểm giải thể
- Quyết toán thuế TNDN năm cuối
- Bảng kê toàn bộ hóa đơn đầu vào/đầu ra chưa khai
- Giấy nộp tiền thuế (nếu còn nợ)
Với BHXH, cần có:
- Sổ BHXH đã chốt của tất cả nhân viên
- Biên bản thanh lý hợp đồng lao động
- Biên bản chi trả trợ cấp thôi việc (nếu có)
⏱️ Thời gian xử lý: Khoảng 15-30 ngày (nếu không có vướng mắc)
4.3. Trả con dấu, hóa đơn và tài sản công ty
Sau khi có xác nhận không còn nợ thuế, bạn tiến hành:
Hủy con dấu:
Mang con dấu đến Công an phường/xã nơi đăng ký trụ sở để làm thủ tục hủy. Cơ quan công an sẽ lập biên bản và xác nhận việc này.
Hủy hóa đơn:
- Nếu dùng hóa đơn điện tử: Đăng nhập vào tài khoản, yêu cầu đóng tài khoản với nhà cung cấp
- Nếu dùng hóa đơn giấy: Mang toàn bộ hóa đơn còn tồn đến cơ quan thuế để hủy
Thanh lý tài sản:
Bán hoặc chia tài sản theo phương án đã được phê duyệt trong biên bản họp. Lưu ý phải kê khai thuế TNDN đối với phần chênh lệch (nếu có).
4.4. Nhận xác nhận chấm dứt hoạt động từ cơ quan đăng ký
Khi đã hoàn tất tất cả, bạn nộp hồ sơ chính thức tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan sẽ kiểm tra và:
- Chấp nhận: Cấp Giấy chứng nhận chấm dứt hoạt động
- Từ chối: Trả lại hồ sơ kèm lý do (thường là thiếu giấy tờ hoặc chưa hoàn tất nghĩa vụ)
Khi đã có giấy chứng nhận, doanh nghiệp của bạn chính thức không còn tồn tại về mặt pháp lý.
5. Kết Luận
Giải thể doanh nghiệp không phải là “kết thúc” mà đúng hơn là một bước chuyển mình mới. Có thể bạn đang chuẩn bị cho dự án kinh doanh khác, hoặc đơn giản là muốn “dọn dẹp” những gì không còn phù hợp. Dù lý do là gì, việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bạn:
✔️ Tiết kiệm thời gian – Không phải qua lại nhiều lần
✔️ Giảm thiểu rủi ro pháp lý – Không còn trách nhiệm pháp nhân
✔️ Yên tâm – Không lo bị truy thu thuế hoặc xử phạt
Nếu bạn vẫn cảm thấy quy trình quá phức tạp hoặc không có thời gian tự làm, đừng ngần ngại tìm đến đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Diamond Rise đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong việc giải thể một cách hợp pháp, nhanh chóng và trọn gói.
✔Tham khảo ngay dịch vụ giải thể chuyển đổi doanh nghiệp của chúng tôi, Tại đây.
📌 Hãy lưu bài viết này để tiện tra cứu khi cần, và nếu bạn đang chuẩn bị giải thể, đừng quên tải ngay bộ mẫu hồ sơ chuẩn 2025 để bắt đầu.
👉 Đăng ký nhận tư vấn miễn phí :
📧 Email: info@diamondrise.com.vn
📞 Hotline: 0938-529-527
🌐 Website: diamondrise.com.vn
Diamond Rise – Đồng hành cùng doanh nghiệp từ thành lập đến giải thể, với trách nhiệm và tận tâm.
