Bạn đang phải đối mặt với những thách thức về quản lý tài chính và tuân thủ thuế trong doanh nghiệp của mình? Hay bạn đang băn khoăn liệu việc đầu tư vào một bộ phận kế toán nội bộ có thực sự hiệu quả về chi phí và chuyên môn? Thực tế cho thấy, hơn 65% các doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam gặp khó khăn trong việc xây dựng và duy trì hệ thống kế toán chuyên nghiệp, dẫn đến nhiều rủi ro về pháp lý và thuế.
Với những áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, dịch vụ kế toán trọn gói SMEs đang trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Hãy cùng Diamond Rise tìm hiểu chi tiết về dịch vụ này và lý do tại sao nó lại phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam.
1. SMEs là gì? Những khó khăn về kế toán tài chính của SMEs
1.1 Định nghĩa và đặc điểm của SMEs tại Việt Nam
SMEs (Small and Medium-sized Enterprises) hay doanh nghiệp nhỏ và vừa được định nghĩa theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP như sau:
| Lĩnh vực | Siêu nhỏ | Nhỏ | Vừa |
|---|---|---|---|
| Nông, lâm, ngư nghiệp | ≤ 10 người≤ 3 tỷ VNĐ | ≤ 100 người≤ 50 tỷ VNĐ | ≤ 200 người≤ 200 tỷ VNĐ |
| Công nghiệp, xây dựng | ≤ 10 người≤ 3 tỷ VNĐ | ≤ 100 người≤ 100 tỷ VNĐ | ≤ 200 người≤ 400 tỷ VNĐ |
| Thương mại, dịch vụ | ≤ 10 người≤ 3 tỷ VNĐ | ≤ 50 người≤ 100 tỷ VNĐ | ≤ 100 người≤ 300 tỷ VNĐ |
Hiện nay, số lượng SMEs chiếm hơn 98% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam, đóng góp khoảng 45% GDP và tạo ra hơn 60% việc làm trong nền kinh tế. Mặc dù vậy, đây cũng là nhóm doanh nghiệp gặp nhiều thách thức nhất trong công tác quản lý tài chính và kế toán.
1.2 Những thách thức kế toán phổ biến của SMEs
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường phải đối mặt với những khó khăn đặc thù về kế toán:
- Hạn chế về nguồn lực nhân sự
- Thiếu nhân sự kế toán có trình độ chuyên môn cao
- Một nhân viên kế toán phải đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau
- Khó khăn trong việc cập nhật kiến thức về thuế và chính sách mới
- Thách thức về chuyên môn nghiệp vụ
- Không theo kịp các thay đổi liên tục của luật thuế và kế toán
- Khó khăn trong việc xử lý các tình huống kế toán phức tạp
- Thiếu công cụ và phương pháp để lập báo cáo quản trị hiệu quả
- Áp lực về chi phí
- Chi phí cao để duy trì bộ phận kế toán nội bộ đầy đủ
- Đầu tư vào phần mềm và công nghệ kế toán tốn kém
- Nguy cơ phát sinh chi phí phạt do sai sót trong tuân thủ thuế
- Rủi ro pháp lý và tuân thủ
- Khó khăn trong việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý về thuế
- Rủi ro kiểm tra, thanh tra thuế đối với doanh nghiệp nhỏ
- Thay đổi liên tục trong chính sách thuế và báo cáo tài chính
Theo nghiên cứu của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), có tới 72% SMEs gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, trong khi 54% không có đủ nguồn lực để xây dựng đội ngũ kế toán chuyên nghiệp.
2. Gói dịch vụ kế toán trọn gói SMEs – Giải pháp toàn diện
2.1 Các dịch vụ kế toán cốt lõi dành cho SMEs
Dịch vụ kế toán trọn gói SMEs là giải pháp toàn diện, bao gồm các công việc sau:
- Kế toán trưởng
- Xử lý và ghi nhận chứng từ, hóa đơn
- Quản lý sổ quỹ, tiền mặt, ngân hàng
- Quản lý công nợ phải thu, phải trả
- Tính toán và trích khấu hao tài sản cố định
- Tính lương và các khoản trích theo lương
- Báo cáo thuế
- Kê khai và nộp thuế GTGT định kỳ
- Kê khai và nộp thuế TNDN tạm tính
- Kê khai và nộp thuế TNCN
- Kê khai và nộp các loại thuế khác
- Quyết toán thuế năm
- Báo cáo tài chính
- Lập báo cáo tài chính quý, năm
- Chuẩn bị thuyết minh báo cáo tài chính
- Nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế
- Công bố báo cáo tài chính theo quy định
- Tư vấn tài chính – kế toán
- Tư vấn cấu trúc kế toán phù hợp
- Tư vấn tối ưu hóa thuế hợp pháp
- Tư vấn quản trị dòng tiền
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề với cơ quan thuế
2.2 Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài SMEs
Việc lựa chọn dịch vụ kế toán nhỏ và vừa mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho SMEs:
- Tiết kiệm chi phí đáng kể
- Chi phí chỉ bằng 40-60% so với việc tuyển dụng đội ngũ kế toán nội bộ
- Không phát sinh chi phí đào tạo, phúc lợi, BHXH
- Tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng CNTT và phần mềm kế toán
- Đảm bảo chất lượng chuyên môn
- Được phục vụ bởi đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, có kinh nghiệm
- Cập nhật liên tục về thay đổi chính sách thuế và kế toán
- Xử lý hiệu quả các tình huống phức tạp
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý
- Tuân thủ đúng các quy định về kế toán và thuế
- Giảm thiểu rủi ro bị phạt do sai sót
- Sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra, thanh tra thuế
- Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh
- Ban lãnh đạo tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi
- Tiếp cận thông tin tài chính chính xác, kịp thời
- Có cơ sở dữ liệu vững chắc cho các quyết định kinh doanh
Theo khảo sát của Hiệp hội Kế toán Việt Nam, các SMEs sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài tiết kiệm được trung bình 42% chi phí so với việc duy trì bộ phận kế toán nội bộ, đồng thời giảm 37% rủi ro về tuân thủ pháp luật thuế.
🔗 Tham Khảo: Bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói tại Diamond Rise
3. Ví dụ thực tế về ứng dụng kế toán trọn gói SMEs
Case study 1: Doanh nghiệp thương mại nhỏ
Công ty TNHH Thương mại ABC là doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng với 15 nhân viên và doanh thu khoảng 20 tỷ đồng/năm.
Thách thức:
- Khối lượng chứng từ lớn (khoảng 150-200 chứng từ/tháng)
- Không đủ nguồn lực để tuyển dụng đội ngũ kế toán đầy đủ
- Thường xuyên bị phạt do chậm nộp báo cáo thuế
Giải pháp:
- Áp dụng gói kế toán doanh nghiệp vừa tiêu chuẩn
- Cử nhân viên tập hợp chứng từ theo quy trình được thiết kế
- Kế toán thuê ngoài làm việc tại văn phòng công ty 4 ngày/tháng
Kết quả:
- Tiết kiệm 35% chi phí so với thuê kế toán trưởng toàn thời gian
- Không còn tình trạng chậm nộp báo cáo thuế
- Ban giám đốc có báo cáo quản trị hàng tháng để đưa ra quyết định
Case study 2: Doanh nghiệp sản xuất vừa
Công ty Cổ phần XYZ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất với 120 nhân viên và doanh thu khoảng 80 tỷ đồng/năm.
Thách thức:
- Cần theo dõi chi tiết giá thành sản phẩm
- Quản lý phức tạp về hàng tồn kho và khấu hao máy móc
- Nhiều giao dịch với đối tác nước ngoài
Giải pháp:
- Áp dụng gói kế toán trọn gói SMEs cao cấp
- Kết hợp giữa kế toán nội bộ (1 nhân viên) và đơn vị kế toán thuê ngoài
- Triển khai phần mềm kế toán chuyên nghiệp kết nối với đơn vị kế toán thuê ngoài
Kết quả:
- Tiết kiệm 28% chi phí so với bộ phận kế toán 3 người
- Báo cáo giá thành chi tiết giúp tối ưu hóa sản xuất
- Xử lý hiệu quả các giao dịch quốc tế và tuân thủ quy định chuyển giá
Case study 3: Doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ
Startup công nghệ Tech Solutions với 8 nhân viên, mới thành lập được 1 năm, hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm.
Thách thức:
- Nguồn lực tài chính hạn chế
- Cần tài liệu tài chính chuyên nghiệp để gọi vốn
- Thiếu kinh nghiệm về quản lý tài chính
Giải pháp:
- Áp dụng dịch vụ kế toán nhỏ và vừa cơ bản
- Tập trung vào xây dựng cấu trúc tài chính phù hợp với kế hoạch phát triển
- Thiết lập báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế
Kết quả:
- Chi phí kế toán chỉ chiếm 1.5% tổng chi phí hoạt động
- Hồ sơ tài chính chuyên nghiệp giúp thành công trong vòng gọi vốn hạt giống
- Có nền tảng tài chính vững chắc cho kế hoạch mở rộng
Qua các ví dụ thực tế trên, có thể thấy dịch vụ kế toán trọn gói SMEs mang lại giá trị đáng kể cho nhiều loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động.
4. Quy trình chuyển giao và triển khai dịch vụ kế toán trọn gói
4.1 Các bước triển khai dịch vụ kế toán SMEs
Quy trình triển khai dịch vụ kế toán thuê ngoài SMEs thường diễn ra theo các bước sau:
- Đánh giá nhu cầu (3-5 ngày)
- Phân tích quy mô và đặc thù doanh nghiệp
- Đánh giá hệ thống kế toán hiện tại
- Xác định các yêu cầu đặc biệt
- Đề xuất gói dịch vụ phù hợp
- Ký kết hợp đồng và bàn giao (7-10 ngày)
- Thống nhất phạm vi công việc và trách nhiệm
- Ký kết hợp đồng dịch vụ
- Bàn giao tài liệu, chứng từ, sổ sách
- Cung cấp quyền truy cập hệ thống
- Thiết lập hệ thống (10-15 ngày)
- Xây dựng quy trình phối hợp
- Cài đặt hoặc kết nối phần mềm kế toán
- Thiết lập cấu trúc tài khoản
- Đào tạo nhân viên về quy trình phối hợp
- Vận hành thường xuyên
- Thu thập và xử lý chứng từ định kỳ
- Thực hiện công việc kế toán theo thỏa thuận
- Báo cáo định kỳ cho ban lãnh đạo
- Họp thường xuyên để đánh giá và điều chỉnh
4.2 Phân công trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ
Để đảm bảo hiệu quả của dịch vụ kế toán trọn gói SMEs, cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng:
Trách nhiệm của doanh nghiệp:
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ, hóa đơn
- Thông báo các thay đổi trong hoạt động kinh doanh
- Thực hiện thanh toán theo các khuyến nghị từ đơn vị kế toán
- Phê duyệt các báo cáo và quyết định tài chính
Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán:
- Xử lý chứng từ, hạch toán kế toán đúng quy định
- Kê khai và nộp thuế đúng hạn
- Lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
- Tư vấn tối ưu hóa thuế và quản lý tài chính
- Cập nhật thông tin về thay đổi chính sách
4.3 Ứng dụng công nghệ trong dịch vụ kế toán thuê ngoài
Công nghệ đóng vai trò quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả của dịch vụ kế toán nhỏ và vừa:
- Phần mềm kế toán đám mây
- Truy cập từ xa, mọi lúc, mọi nơi
- Nhiều người dùng làm việc đồng thời
- Bảo mật dữ liệu và sao lưu tự động
- Số hóa và quản lý chứng từ
- Quét và lưu trữ chứng từ điện tử
- Trích xuất thông tin tự động
- Tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng
- Hệ thống báo cáo tự động
- Tạo báo cáo theo mẫu định sẵn
- Cập nhật số liệu theo thời gian thực
- Trực quan hóa dữ liệu qua biểu đồ, dashboard
- Nền tảng cộng tác
- Chia sẻ tài liệu an toàn
- Liên lạc trực tuyến giữa các bên
- Theo dõi tiến độ công việc
Theo khảo sát của VCCI, các SMEs áp dụng công nghệ trong kế toán trọn gói tiết kiệm được trung bình 15 giờ làm việc mỗi tuần và giảm 32% chi phí xử lý chứng từ so với phương pháp thủ công truyền thống.
5. Kết luận
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp, dịch vụ kế toán trọn gói SMEs đang trở thành giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, dịch vụ này còn đảm bảo tính chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên thông tin tài chính chính xác, kịp thời.
Với nhiều mô hình linh hoạt từ gói cơ bản đến cao cấp, kế toán trọn gói SMEs có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp ở nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ số, việc kết hợp giữa chuyên môn kế toán và các giải pháp công nghệ hiện đại đang tạo ra những giá trị vượt trội cho dịch vụ kế toán nhỏ và vừa.
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuê ngoài SMEs uy tín, có kinh nghiệm và am hiểu ngành nghề là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả của giải pháp này. Doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ, minh bạch để tối đa hóa lợi ích từ việc thuê ngoài công tác kế toán.
Tại Diamond Rise, chúng tôi tự hào cung cấp các giải pháp kế toán trọn gói SMEs được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp, kết hợp giữa chuyên môn sâu rộng và công nghệ tiên tiến. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
6. Câu hỏi thường gặp về kế toán trọn gói SMEs
1. Dịch vụ kế toán trọn gói SMEs khác gì so với thuê kế toán nội bộ?
Dịch vụ kế toán trọn gói SMEs là giải pháp thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần công việc kế toán cho đơn vị chuyên nghiệp, khác với việc tuyển dụng nhân viên kế toán làm việc toàn thời gian. Sự khác biệt chính nằm ở chi phí (thường thấp hơn 40-60%), chuyên môn (đa dạng hơn, cập nhật hơn), và tính linh hoạt (có thể điều chỉnh phạm vi dịch vụ theo nhu cầu thực tế). Ngoài ra, dịch vụ thuê ngoài còn giúp doanh nghiệp giảm các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự.
2. Chi phí dịch vụ kế toán trọn gói cho SMEs thường dao động trong khoảng nào?
Chi phí dịch vụ kế toán trọn gói cho SMEs thường dao động từ 2 đến 10 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng chứng từ, tính chất ngành nghề và phạm vi dịch vụ. Doanh nghiệp siêu nhỏ có thể bắt đầu với gói cơ bản 2-3 triệu đồng/tháng, doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng gói tiêu chuẩn 3-6 triệu đồng/tháng, trong khi doanh nghiệp vừa thường cần gói cao cấp 6-10 triệu đồng/tháng. Mức chi phí này thường đã bao gồm toàn bộ dịch vụ kế toán cơ bản và báo cáo thuế.
3. Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật thông tin khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài?
Để đảm bảo tính bảo mật thông tin khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau: (1) Ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) chi tiết với đơn vị cung cấp dịch vụ; (2) Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có chứng chỉ bảo mật ISO 27001 hoặc tương đương; (3) Thiết lập quyền truy cập có giới hạn vào dữ liệu và hệ thống; (4) Kiểm tra định kỳ lịch sử truy cập và sử dụng dữ liệu; và (5) Sử dụng các giải pháp công nghệ mã hóa dữ liệu khi trao đổi thông tin.
4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi chuyển đổi sang sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói?
Khi chuyển đổi sang sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói, doanh nghiệp cần chuẩn bị: (1) Tổng hợp và sắp xếp toàn bộ tài liệu kế toán hiện có (sổ sách, chứng từ, báo cáo); (2) Chuẩn bị thông tin về tình hình tài chính hiện tại, bao gồm công nợ, tài sản, nguồn vốn; (3) Làm rõ quy trình kinh doanh và các đặc thù về tài chính, kế toán của doanh nghiệp; (4) Xác định rõ phạm vi công việc cần thuê ngoài và trách nhiệm của mỗi bên; (5) Chỉ định người phụ trách liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ; và (6) Đào tạo nhân viên về quy trình phối hợp mới.
🔗 Gợi ý liên kết:
