Nội dung bài viết
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp/người bán đều sẽ gặp trường hợp cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn. Theo đó, khi chỉnh sửa đều cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Bài viết thông tin các bước điều chỉnh và những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ để đảm bảo đúng tính pháp lý theo quy định của pháp luật.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là loại văn bản ghi phép những thông tin và quá trình chỉnh sửa những sai sót trong hóa đơn. Thực chất, loại biên bản này không phải là văn bản bắt buộc mọi đơn vị phải lập.
Chỉ khi cả hai bên mua và bán có thỏa thuận, đòi hỏi quá trình có sự thay đổi thông tin trên hóa đơn thì cần biên bản điều chỉnh hóa đơn để ghi chép lại các sai sót và sửa đổi đó. Theo đó, những sai sót thường xảy ra là: số tiền, số lượng hàng hóa, địa chỉ người mua, ngày tháng giao nhận…
Các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh HĐĐT và hướng xử lý
Quy định về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng như trường hợp cần thực hiện được nêu rõ trong Điều 19 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hai trường hợp cụ thể để doanh nghiệp/người bán áp dụng phương án lập biên bản điều chỉnh là:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã gửi nhưng chưa kê khai hoặc có sai sót nhưng đã gửi
Trong trường hợp này, người bán chưa hoàn tất việc gửi hàng hóa hoặc hóa đơn điện tử cho người mua. Theo đó sẽ có các tình huống cụ thể như:
- Hóa đơn đã lập và gửi đi, hàng hóa/dịch vụ chưa gửi, tuy nhiên hóa đơn này lại có sai sót sau khi kiểm tra.
- Hóa đơn có sai sót đã lập và gửi đi, cả hai bên đều chưa kê khai thuế.
Phương án xử lý:
- Hai bên có sự thỏa thuận, đồng ý hủy hóa đơn điện tử. Lưu ý thông tin vẫn sẽ được lưu trữ theo quy định để đảm bảo tính pháp lý theo một khoảng thời gian nhất định.
- Hóa đơn mới được lập, gửi cho bên nhận kèm theo thông tin xác nhận là hóa đơn thay thế.
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cùng thời điểm với việc lập hóa đơn mới.
Trường hợp 2: Đã giao hàng hóa và hóa đơn (có sai sót)
Một trường hợp khác có thể xảy ra chính là mặt hàng/dịch vụ và hóa đơn đều đã được gửi đến người mua. Đồng thời, thông tin thuế đã được hai bên kê khai. Sau đó, một trong hai bên phát hiện có sai sót trong hóa đơn. Phương án xử lý từ bên bán và xuất hóa đơn như sau:
- Hai bên thỏa thuận, xác định những thông tin bị sai sót (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, loại hàng hóa… ).
- Hai bên đồng thuận cách thức điều chỉnh hóa đơn, xuất hóa đơn mới và lập văn bản thỏa thuận trước khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Lập biên bản điều chỉnh để hoàn tất quy trình xử lý.
Những lưu ý quan trọng cần nhớ khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn là không bắt buộc. Quy trình chỉ được thực hiện khi có sự đồng thuận và xác nhận của cả hai bên mua – bán.
- Cả hai bên đều đã thỏa thuận và đưa ra thống nhất về các thông tin bị sai sót trước khi tiến hành điều chỉnh, lập hóa đơn mới cũng như lập biên bản điều chỉnh.
- Các hóa đơn cũ, hóa đơn bị sai sót đã kê khai thuế thì không được hủy hóa đơn.
- Bên bán cần phải ghi rõ các thông tin và nội dung đã điều chỉnh, thời gian điều chỉnh, ngày tháng điều chỉnh. Đặc biệt cần có sự xác nhận của cả hai bên để làm chứng cho những chỉnh sửa trên.
Tổng hợp các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất dựa theo thông tư 39/2014/TT-BTC được sử dụng trong các trường hợp thông tin trên hóa đơn GTGT bị viết sai ngày, tên, hàng hóa hoặc nội dung, địa chỉ…
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cơ bản
Mâu biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ công ty
✅Các nội dung liên quan khác:
