Nội dung bài viết
Theo TT78/2021/TT-BTC, NĐ123/2020/NĐ-CP Từ ngày 01/07/2022 Chính Phủ và Bộ Tài Chính bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy vậy cách xuất hóa đơn điện tử mới nhất không phải ai cũng nắm rõ được. Dưới đây là những thông tin cơ bản nhất giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì ?
Hóa đơn là công cụ lưu lại tất cả các thông tin hoạt động buôn bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Dần thay thế hóa đơn giấy, những dữ liệu này được lập bằng phương tiện điện tử. Phương án này mang đến nhiều lợi ích, tiết kiệm và rất thuận tiện cho việc quản lý của kế toán, chủ doanh nghiệp. Có thể kể đến như:
- Độ an toàn, chính xác cao khi không thể làm giả.
- Không lo thất lạc, rủi ro khi lưu trữ vì hoàn toàn có thể in lại hoá đơn điện tử 1 cách nhanh chóng, dễ dàng gửi hoá đơn cho khách hàng qua email.
- Tiết kiệm thời gian phát hành hoá đơn, chi phí in ấn.
- Tiết kiệm thời gian lập Bảng kê hóa đơn bán ra, Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử.
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử hay điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử thực hiện dễ dàng vì làm ngay trên phần mềm xuất hóa đơn.
Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định
Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký theo quy định. Theo đó, hồ sơ đăng ký sẽ được áp dụng theo mẫu số 01/CCTT-ĐK. Hồ sơ này sẽ gửi đến Tổng Cục Thuế để được xét duyệt. Lưu ý, mẫu đăng ký khi nộp là bản chính.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hiện nay, việc xuất hóa đơn điện tử là bắt buộc đồng thời cũng trở nên dần quen thuộc đối với các doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh. Quy trình xuất hóa đơn điện tử gồm nhiều bước, khi bắt đầu sẽ thấy phức tạp nhưng khi đã thành thạo thì lại rất nhanh và dễ thực hiện.
Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân sẽ có những điểm khác xuất cho doanh nghiệp. Sau đây bài viết sẽ giới thiệu cho bạn đọc cách xuất hóa đơn điện tử với chi tiết từng bước, các điểm cần lưu ý trong khi xuất.
Cách ghi thông tin tên, mã số thuế, địa chỉ người mua
- Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế phải ghi theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Đối với người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không cần phải ghi. Xem thêm chi tiết tại khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Tên người mua nếu quá dài được viết ngắn gọn 1 vài danh từ như : “Cổ phần” thành “CP”, “Một Thành Viên” thành “MTV”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…
- Các thông tin như số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố phải ghi đầy đủ. Tuy vậy, có thể viết gọn một số danh từ như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” …nếu địa chỉ người mua quá dài.
Cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
Trên thực tế, dựa vào đặc điểm mặt hàng/dịch vụ mà đơn vị kinh doanh sẽ có cách xuất hóa đơn điện tử khác nhau. Song, nội dung chính luôn cần phải đảm bảo bao gồm: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Tên hàng hóa, dịch vụ
Ghi chi tiết, đầy đủ, cụ thể từng chủng loại hàng hóa (tên, mã, kí hiệu). Lưu ý:
- Thể hiện tên hàng hoá, dịch vụ trên hóa đơn bằng tiếng Việt.
- Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài cần đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn.
- Trong trường hợp hàng hóa đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa trên hóa đơn.
Đơn vị tính
Sử dụng đơn vị đo lường làm đơn vị tính. Ví dụ: kg, gam, cái, chiếc, m…Tuy nhiên, dịch vụ thì không nhất thiết thể hiện đơn vị tính trên hóa đơn mà được xác định theo nội dung dịch vụ cung cấp và theo từng lần cung cấp dịch vụ.
Số lượng
Đây là tiêu thức bắt buộc phải ghi rõ số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra. Số lượng hàng hoá, dịch vụ được ghi bằng chữ số Ả Rập. Ví dụ : 1, 2, 3, 4, 5,…
Đơn giá
Ghi đơn giá của 01 đơn vị hàng hoá, dịch vụ. Trường hợp không nhất thiết thể hiện đơn giá trên hoá đơn khi hàng hoá, dịch vụ sử dụng bảng kê có liệt kê chi tiết hàng hoá, dịch vụ đã bán.
Cách ghi thuế suất thuế giá trị gia tăng
Tùy vào từng loại hàng hóa, dịch vụ mà có mức thuế suất thuế GTGT khác nhau vì vậy cần nắm rõ quy định về mức thuế suất thuế GTGT để tránh ghi sai hoá đơn. Có 3 mức thuế suất thuế GTGT được áp dụng hiện nay là: 0%, 5%, 10%.
Quy định về thời điểm lập, ký hóa đơn điện tử
Thời điểm lập/ký hóa đơn được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm của năm dương lịch. Nếu thời điểm lập và ký hoá đơn khác nhau thì dựa trên thời điểm lập hoá đơn làm thời điểm kê khai thuế(Điều 9,Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Quy định chữ ký người bán, người mua
- Chữ kí người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức khi người bán là doanh nghiệp, tổ chức.
- Chữ kí người bán trên hóa đơn là chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền khi người bán là cá nhân.
- Ngoài ra có 1 vài trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua. Tham khảo chi tiết tại khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cách quản lý hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?
Việc quản lý hóa đơn luôn cần phải đảm bảo đúng quy trình, bảo mật, nhằm tránh những rủi ro không đáng có về sau. Hiện nay, trước sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại, các hóa đơn/chứng từ được lập và quản lý bằng những phương tiện điện tử.
Trên thực tế, hình thức quản lý này là không bắt buộc theo một phương thức cố định. Tùy vào điều kiện và đặc điểm doanh nghiệp mà các đơn vị này sẽ áp dụng hình thức riêng nhưng vẫn đảm bảo theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử xuất bị sai sót thì cần xử lý như thế nào ?
Với cách xuất hoá đơn điện tử như hiện nay thì trong quá trình thực hiện không thể tránh việc xảy ra sai sót. Vậy đâu là cách xử lý trong tình huống này? Tùy thuộc vào lỗi sai để xác định phương thức điều chỉnh như sau:
Hủy bỏ hóa đơn điện tử
* Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất chưa gửi cho người mua, hóa đơn này đã được cấp mã của cơ quan thuế:
- Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử sai trên phần mềm xuất hóa đơn.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới gửi người mua.
- Bước 3: Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
* Trường hợp 2: 2 bên phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ nhưng trước đó người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ:
- Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử sai trên phần mềm xuất hóa đơn
- Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Để tránh bị phạt do nộp chậm, muộn thông báo hủy hóa đơn, người bán làm Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi tới cơ quan thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế. Lưu ý: Nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế mà phát sinh hóa đơn điện tử bị sai.
Điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử bị sai
Không phải sai sót nào cũng cần phải hủy bỏ hóa đơn mà tùy thuộc vào tình trạng sai sót như thế nào, trường hợp sai sót ra sao người bán có thể lựa chọn điều chỉnh, thay thế hóa đơn bị sai.
Hóa đơn bị sai nếu không kịp thời điều chỉnh sẽ dẫn đến sai lệch thông tin khi kê khai thuế giữa bên mua và bên bán. Chính vì thế, để tránh bị cơ quan thuế nhắc nhở, phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền cần nắm rõ các trường hợp được điều chỉnh, thay thế và thủ tục thực hiện như sau:
* Trường hợp 1: Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chỉ sai tên, địa chỉ người mua:
- Bước 1: Thông báo cho người mua về hóa đơn sai cần điều chỉnh.
- Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về việc điều chỉnh hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
* Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai MST, sai số tiền, sai thuế suất, sai số tiền thuế, ..:
- Bước 1: Thông báo cho người mua về hóa đơn sai cần thay thế.
- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua.
Như vậy, cách xuất hoá đơn điện tử như thế nào cho đúng? Cần làm gì khi xuất hoá đơn điện tử bị sai? đã được giới thiệu trong bài. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn cách xuất hóa đơn điện tử cũng như tránh được sai sót, rút ngắn thời gian khi xuất hoá đơn điện tử.
