Nội dung bài viết
Trong hoạt động kinh doanh, buôn bán, nhiều trường hợp kế toán cần áp dụng phương thức tiêu hủy biên lai. Vậy đó là những trường hợp cụ thể như thế nào? Thủ tục thực hiện phải đảm bảo các bước nào để đúng quy định pháp lý. Cùng Kế Toán Diamond Rise tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
Biên lai và thủ tục tiêu hủy biên lai
Biên lai là gì?
Loại giấy tờ được sử dụng để làm chứng từ, ghi lại thông tin chi tiết về thuế, lệ phí phí… được gọi lại biên lai. Những khoản thu này thuộc ngân sách nhà nước. Các loại biên lai bao gồm: Biên lai không in sẵn mệnh giá, biên lai có in sẵn mệnh giá và biên lai thu thuế, phí, lệ phí mẫu chung.
Thủ tục tiêu hủy biên lai
Tiêu hủy biên lai là khi muốn hủy bỏ giá trị sử dụng của nó do bị lỗi, in sai, in trùng/thừa hoặc chuyển đổi sang biên lai điện tử. Xét đến khái niệm tiêu hủy biên lai theo quy định nhà nước, có tiêu hủy biên lai tự in hoặc biên lai đặt in và tiêu hủy biên lai điện tử.
Trong đó, tiêu hủy biên lai giấy (tự in, đặt in) áp dụng cách thức đốt cháy, xé nhỏ hoặc sử dụng máy tiêu hủy chuyên dụng, đảm bảo không còn tồn tại tờ biên lai nguyên vẹn, không còn có giá trị pháp lý. Đối với tiêu hủy biên lai điện tử, là cách hủy mọi thông tin trên hệ thống, đảm bảo không còn có thể truy cập hoặc tham chiếu các thông tin trên.
Đặc biệt, có những loại chứng từ, biên lai thuộc phạm trù là vật chứng của các vụ án thì không được áp dụng phương pháp tiêu hủy. Ngược lại sẽ thực hiện theo quy định thực tế từ các đơn vị có thẩm quyền sau khi đã giải quyết xong vụ án.
Các trường hợp tiêu hủy biên lai cụ thể
Việc tiêu hủy biên lai cần thực hiện đúng nguyên tắc và thủ tục. Theo đó, trước khi tiến hành hủy, biên lai phải được xác định thuộc đúng trường hợp cần hủy. Có 3 trường hợp cần áp dụng phương pháp tiêu hủy như sau:
- Cần tiêu hủy biên lai trước khi thanh lý hợp đồng đặt in đối với các biên lai đặt in nhưng bị in sai, trung hoặc thừa.
- Hủy các mẫu biên lai không còn tiếp tục sử dụng tại các tổ chức thu phí, lệ phí.
- Cần tiêu hủy các loại biên lai đã lập từ các đơn vị kế toán theo quy định.
4 bước tiêu hủy biên lai theo quy định của pháp luật
Bước 1: Gửi thông báo đến cơ quan thuế
Để thực hiện tiêu hủy biên lai, đơn vị, doanh nghiệp cần phải gửi thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý tại khu vực. Hồ sơ thông báo cần đảm bảo các thông tin: Tên cơ quan thu phí, lệ phí, mã số thuế. Địa chỉ đơn vị doanh nghiệp. Phương pháp hủy biên lai sẽ áp dụng. Thời gian thực hiện hủy biên lai. Thông tin trên biên lai (bao gồm: tên loại, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, từ số – đến số. Số lượng biên lai cần hủy.
Sau khi đã thông báo và được phê duyệt, biên lai cần tiêu hủy phải được xử lý trong vòng 30 ngày sau đó. Trường hợp tiêu hủy biên lai chậm sẽ không quá 10 ngày, từ lúc có thông báo hết giá trị sử dụng của biên lai từ cơ quan thuế.
Ngoài ra, nếu biên lai cần tiêu hủy không phải do đơn vị doanh nghiệp báo cáo mà từ thông báo của cơ quan thuế thì quá trình thực hiện tiêu hủy cũng sẽ tương tự.
Bước 2: Thành lập bảng kiểm kê các biên lai cần tiêu hủy
Việc thành lập bảng kiểm kê các biên lai cần tiêu hủy nhằm đảm bảo tính chính xác, có sự đối chiếu về sau. Những thông tin cần có trong loại biên bản kiểm kê này là:
- Tên biên lai cần hủy
- Ký hiệu biên lai cần hủy
- Số lượng biên lai cần hủy
Bước 3: Lập hội đồng tiến hành tiêu hủy biên lai
Tiêu hủy biên lai cần được thực hiện trước sự chứng kiến và xác nhận của hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng này được thành lập gồm các thành viên như: đại diện lãnh đạo doanh nghiệp, đại biên phòng kế toán. Theo đó, nếu quá trình này có sai sót, thành viên hội đồng đều phải có trách nhiệm trước pháp luật và các cơ quan có liên quan.
Bước 4: Tạo hồ sơ tiêu hủy biên lai
Hoàn tất thủ tục tiêu hủy biên lai bằng bước lập hồ sơ rồi lưu trữ hồ sơ này tại doanh nghiệp. Trong đó, bao gồm các loại giấy tờ là: quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai, bảng kiểm kê các biên lai cần phải tiêu hủy, biên bản tiêu hủy, bảng thông báo kết quả tiêu hủy theo mẫu.
Những lưu ý khi thực hiện phương pháp tiêu hủy biên lai
Tất cả các giấy tờ được sử dụng trong quá trình thực hiện tiêu hủy các biên lai đều cần áp dụng theo mẫu của pháp luật. Đặc biệt, trong thông báo kết quả tiêu hủy, những nội dung về loại biên lai, ký hiệu và số lượng, lý do hủy, thời gian hủy, phương pháp hủy đều cần phải được ghi chép rõ ràng, cụ thể và chính xác.
Để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra đúng pháp lý, các doanh nghiệp đều cần phải nắm rõ những nội dung về việc tiêu hủy biên lai. Trong đó, việc tiêu hủy cần phải thực hiện đúng cách, áp dụng đúng trường hợp, đúng nguyên tắc các bước.
