Nội dung bài viết
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp người bán, các doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng Kế Toán Diamond Rise đi tìm những thông tin chi tiết nhất về việc hủy hóa đơn điện tử.
Khái niệm về hủy hóa đơn điện tử

Ứng dụng công nghệ hiện đại, quá trình mua bán, ghi hóa đơn trở nên tiện lợi hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Dữ liệu được lưu trữ và chuyển về cơ quan thuế chính xác và nhanh chóng hơn.
Theo đó, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp người bán/doanh nghiệp phát hành hóa đơn muốn làm cho loại chứng từ này không có giá trị sử dụng. Lúc này, hủy hóa đơn điện tử được thực thi. Khái niệm này dễ bị nhầm lẫn bởi thủ tục tiêu hủy hóa đơn.
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn cũ không còn giá trị sử dụng. Thay vào đó là một hóa đơn, chứng từ khác có hiệu lực thay thế. Việc lập hóa đơn mới đều phải có biên bản xác nhận và được cơ quan thuế chấp thuận, cấp mã số hóa đơn mới.
✅Xem thêm: Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử mới nhất
Các trường hợp và thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Có hai trường hợp người bán, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện và thủ tục được pháp luật quy định. Cụ thể như sau:
Mã hóa đơn được cấp nhưng chưa gửi cho người có sai sót
Khi hóa đơn điện tử được lập sẽ được cơ quan quế cung cấp mã số. Trong trường hợp người bán/doanh nghiệp chưa gửi hóa đơn này cho người mua và phát hiện có sai sót thì có thể thực hiện thủ tục theo quy định để hủy hóa đơn điện tử này. Trình tự thực hiện cụ thể như sau:
- Bước 1: Người bán/doanh nghiệp lập tức thông báo tình trạng sai sót hóa đơn đối với cơ quan thuế. Quá trình thông báo được thực hiện bằng văn bản (theo mẫu số 04/SS-HĐĐT). Việc thông báo này nhằm hủy hóa đơn sai sót và yêu cầu được lập hóa đơn điện tử mới.
- Bước 2: Người bán/doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới. Sau khi nhận mã số hóa đơn mới, đơn vị tiến hành lập lại hóa đơn như thông thường.
- Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn có sai sót. Sau khi đã có hóa đơn mới, đã được kiểm tra và đảm bảo không còn vấn đề sai sót. Hóa đơn cũ đã được thông báo có vấn đề trước đó được xóa bỏ/hủy bỏ hoàn toàn.
- Bước 4: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Nhằm xác nhận mức độ chính xác tuyệt đối của hóa đơn mới, đảm bảo đúng quy định luật pháp và đảm bảo quyền lợi, lợi ích của các bên có liên quan, biên bản hủy hóa đơn được thiết lập.
- Bước 5: Tra cứu thông tin hóa đơn mới. Để hợp thức hóa tính chính xác và giá trị của hóa đơn mới, người bán/doanh nghiệp sau khi nhận thông báo của cơ quan thuế nên tiến hành bước kiểm tra thông tin và trạng thái của hóa đơn.
Song, nếu hóa đơn đã được gửi đến người nhận trước khi phát hiện có sai sót thì không được thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Lúc này, phương án xử lý sẽ là: lập hóa đơn khác để điều chỉnh hoặc thay thế.
✅Xem thêm: Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
Có tình huống phát sinh do hủy/chấm dứt dịch vụ (đã xuất hóa đơn thu tiền trước)
Trường hợp thứ hai có thể tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử chính là có tình huống hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ. Điều kiện của trường hợp này chính là vấn đề phát sinh xuất hiện sau khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước.
Đối với thủ tục hủy hóa đơn cho trường hợp này cũng không có sự thay đổi so với trường hợp 1. Thông tin cũng sẽ được thông báo đến cơ quan thuế bằng văn bản, yêu cầu mã số mới để lập hóa đơn mới. Hóa đơn cũ sẽ được hủy tại phần mềm điện từ đi kèm đó là biên bản xác nhận.
Hình thức xử lý khi hủy hóa đơn trái pháp luật

Trong các thao tác khi sử dụng hóa đơn điện tử nói chung và hủy hóa đơn điện tử nói riêng, những trường hợp sai phạm quy định sẽ bị xử lý nghiêm minh. Các mức phạt đối với các hành vi hủy hóa đơn không đúng quy cách như sau:
- Phạt cảnh cáo: Trường hợp hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn quy định (từ 1 – 5 ngày).
- Phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng: Trường hợp hủy hóa đơn không đúng quy định, không hủy hóa đơn hết hạn sử dụng, hủy hóa đơn quá hạn từ 1 -10 ngày ngày.
- Phạt tiền từ 4 – 8 triệu: Trường hợp hủy hóa đơn quá hạn từ 11 ngày, không hủy các hóa đơn trong diện phải hủy theo quy định, không hủy hóa đơn có sai sót, hủy hóa đơn không đúng thủ tục và trình tự, không hủy hóa đơn đã hết giá trị sử dụng…
Hủy hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục cần phải thực hiện theo đúng nguyên tắc và quy định của pháp luật. Điều này nhằm để đảm bảo đúng pháp lý, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
✅ Các nội dung liên quan khác: