88 Đường Bàu Cát 3, Phường 14, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
0938529527

Ký hiệu hóa đơn là gì? Quy định về các ký hiệu hóa đơn theo thông tư 78

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần phải có hóa đơn giấy/hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động. Ngoài những kế toán làm việc trong lĩnh vực này thì khách mua hàng hoặc người sử dụng dịch vụ cũng nên tham khảo thông tin về ký hiệu hóa đơn để đảm bảo lợi ích của mình. Dưới đây là những thông tin quy định về ký hiệu hóa đơn được thực hiện theo thông tư 78. 

Định nghĩa về ký hiệu hóa đơn

Các nguyên tắc, quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử được thể hiện rõ thông qua thông tư được ban hành ngày 17/9/2021 (78/2021/TT-BTC). Theo đó, những ký hiệu này là nhóm có 6 ký tự. Trong dãy ký hiệu này sẽ bao gồm cả chữ viết, chữ số. Mục đích sử dụng của ký hiệu hóa đơn là để thể hiện rõ những thông tin/dữ liệu về các loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã), thời gian lập hóa đơn.

Việc kế toán ghi đúng ký hiệu hóa đơn theo từng hạng mục đóng vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó, các nội dung chữ số, chữ viết phải được ghi đúng theo nguyên tắc được nêu tại thông tư số 78. Thứ tự cách viết và ý nghĩa cụ thể như sau:

  • Ký tự thứ nhất là chữ C hoặc K để phản ánh đó là hóa đơn có mã hay không có mã.
  • 2 ký tự tiếp theo là năm lập hóa đơn, là chữ số Ả rập.
  • Ký tự thứ 4 là các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H để biểu thị loại hóa đơn cho từng mặt hàng.
  • 2 ký tự cuối là chữ viết do kế toán ghi theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của đơn vị. Khi không có yêu cầu này thì sẽ ghi YY. 

Quy định về các ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Theo luật sửa đổi về các nội dung liên quan đến hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử, nhiều hạng mục được thay đổi và bổ sung. Việc phổ cập thông tin để tránh nhầm lẫn trong quá trình ghi và nhận hóa đơn là rất cần thiết. Dưới đây là ý nghĩa của các ký hiệu hóa đơn điện tử năm 2023 nhất định phải biết:

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử

Về mẫu số hóa đơn điện tử theo thông tư 78, có 6 con số được sử dụng. Trong đó, mỗi số từ 1 đến 6 sẽ biểu thị một nội dung nhất định về loại hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng, cụ thể:

  • Số 1: Loại hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Số 2: Loại hóa đơn bán hàng.
  • Số 3: Loại hóa đơn bán tài sản công.
  • Số 4: Loại hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
  • Số 5: Loại hóa đơn tem/vé/thẻ/phiếu thu/chứng từ điện tử.
  • Số 6: Loại hóa đơn sử dụng và quản lý.

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử

  • Chữ C: ký tự thể hiện đó là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Chữ này sẽ đứng ở vị trí đầu tiên của dãy ký tự hóa đơn điện tử. 
  • Chữ K: Ký tự thể hiện đó là hóa đơn của cơ quan thuế nhưng không có mã. Vị trí của chữ này tương tự chữ C.
  • Chữ T: Ký tự thể hiện loại hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân. Chữ cái này đứng ở vị trí thứ 4, phía sau năm lập hóa đơn.
  • Chữ D: Ký tự thể hiện loại hóa đơn bán tài sản công/hàng dự trữ quốc gia. Ghi ở vị trí thứ 4, sau năm lập hóa đơn.
  • Chữ L: Ký tự thể hiện loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh. Ghi ở vị trí thứ 4, sau năm lập hóa đơn.
  • Chữ M: Ký tự thể hiện loại hóa đơn được lập từ máy tính tiền. Ghi ở vị trí thứ 4.
  • Chữ N: Ký tự thể hiện loại hóa đơn được lập từ kho kiêm vận chuyển nội bộ. Ghi ở vị trí thứ 4.
  • Chữ B: Ký tự thể hiện loại hóa đơn được lập từ kho hàng gửi bán đại lý. Ghi ở vị trí thứ 4.
  • Chữ G: Ký tự thể hiện loại hóa đơn bán tem/vé/thẻ điện tử. Đó là hóa đơn giá trị gia tăng, ghi ở vị trí thứ 4.
  • Chữ H: Ký tự thể hiện loại hóa đơn bán tem/vé/thẻ điện tử. Đó là hóa đơn bán hàng, ghi ở vị trí thứ 4.  

Cách thay đổi ký hiệu của hóa đơn điện tử

Trên thực tế, mỗi đơn vị sẽ sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm mặt hàng kinh doanh. Như vậy, nếu có sự thay đổi qua từng năm, thông thường các phần mềm sẽ tự động cập nhật theo số năm thực tế trong dãy ký hiệu hóa đơn điện tử. 

Trên đây là ý nghĩa và những thông tin mà các ký hiệu có trong dãy ký hiệu hóa đơn phản ánh, biểu thị. Hy vọng với những điều này, quý khách hàng sẽ có cơ sở đối chiếu trong quá trình kiểm tra hóa đơn khi tham gia giao dịch cũng như các hoạt động kinh tế. 

Các nội dung liên quan khác:

Rate this post

Related posts

Leave a comment

0938529527