Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho thường được các doanh nghiệp sử dụng để cung cấp thông tin về hồ sơ các sản phẩm được vận chuyển từ người bán đến người mua. Chúng theo dõi chặt chẽ về số lượng các sản phẩm, hàng hoá được xuất kho cho các đơn vị sử dụng trong doanh nghiệp, về số lượng vật tư, các loại dụng cụ, công cụ, vật tư được xuất kho để sử dụng trong quá trình sản xuất phát triển của doanh nghiệp..

Cũng như các loại hóa đơn khác, mẫu giấy xuất kho đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được đùng làm căn cứ để hạch toán các chi phí sản xuất nhằm tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sủ dụng và thực hiện kê khai các định mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.

Các thông tin cần có trong phiếu xuất kho

Thông tin về người xuất kho và đơn vị nhận hàng
Thông tin về sản phẩm xuất kho và số lượng
Thời gian xuất kho và lý do xuất kho

Quy trình lập phiếu xuất kho

Chuẩn bị thông tin cần thiết
Lập phiếu xuất kho
Xác nhận và ký duyệt phiếu
Lưu trữ phiếu

Lợi ích và khó khăn

Lợi ích:

Tăng tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho
Giảm thiểu rủi ro thiếu sót hàng hóa
Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp

Khó khăn:

Khó khăn trong việc quản lý phiếu với số lượng lớn
Rủi ro về việc mất mát hoặc sai sót trong quá trình xuất kho

Hướng dẫn cách điền phiếu xuất kho theo Thông tư 200

Tên doanh nghiệp: Ghi rõ tên doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho.
Tên đơn vị kế toán: Ghi rõ tên đơn vị kế toán lập phiếu xuất kho.
Số phiếu: Ghi số phiếu xuất kho theo thứ tự liên tục.
Ngày lập phiếu: Ghi ngày lập phiếu xuất kho.
Số chứng từ kèm theo: Ghi số chứng từ kèm theo phiếu xuất kho (nếu có).
Kho xuất: Ghi tên kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Nội dung xuất kho: Ghi rõ nội dung xuất kho. Ví dụ: xuất bán hàng, xuất dùng nội bộ, xuất cho thuê, xuất trả lại nhà cung cấp,…
Loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: Ghi rõ loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
Số lượng: Ghi rõ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
Giá: Ghi rõ giá của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
Thành tiền: Ghi rõ thành tiền của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
Ký, ghi rõ họ tên người lập phiếu: Người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên.
Ký, ghi rõ họ tên kế toán trưởng: Kế toán trưởng ký và ghi rõ họ tên.
Ký, ghi rõ họ tên giám đốc: Giám đốc ký và ghi rõ họ tên.
Ký, ghi rõ họ tên người nhận: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý:

Phiếu xuất kho phải được lập thành 3 liên và sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc thì mới được xuất kho.
Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa phải kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi ký nhận.
Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, ghi sổ kho và kế toán ghi sổ các khoản xuất kho có liên quan.